پیشرفت 30 درصدی پروژه طراحی و بهبود نظام جامع مدیریت فرآیندها در پتروشیمی امیرکبیر

پتروتحلیل- مدیریت برنامه‌ریزی و کنترل تولید پتروشیمی امیرکبیر با اشاره به پیشرفت موفقیت آمیز 30 درصدی پروژه طراحی و بهبود نظام جامع مدیریت فرآیندها گفت: پروژه طراحی و بهبود نظام جامع مدیریت فرآیندها به‌منظوریکپارچه‌سازی فرآیندهای سازمان با راهکار برنامه‌ریزی منابع سازمانی از ابتدای اردیبهشت امسال کلید خورد و در حال حاضر با انحراف 6.9 درصدی نسبت به برنامه، شاهدپیشرفت واقعی 30.6 درصد طی چهار ماه فعالیت پروژه هستیم.

به گزارش روابط عمومی و امور بین‌الملل شرکت پتروشیمی امیرکبیر، مهندس عبدالکریم محمدی زاده اظهار داشت: پتروشیمی امیرکبیر با توجه به سندچشم‌انداز خود تا افق 1400، پروژه ERP را به منظور ایجاد هم‌افزایی از طریق همسوسازی و یکپارچه‌سازی فرآیندها و زیرساخت‌های سازمان با استراتژی‌های مطرح شده تعریف کرده است، از طرفی این مهم برای نهادینه‌سازی مدیریت تغییر ساختاریافته به‌ منظور ارتقای توان انعطاف‌پذیری سازمان در برابر تحولات رویکردهای مهمی در حوزه فناوری اطلاعات و ارتباطات با دیگر مجموعه‌های سازمان در نظر گرفته شده است.

وی افزود: از مهم‌ترین این رویکردها بهبود نظام جامع مدیریت فرآیندهای سازمان با راهکار برنامه‌ریزی منابع سازمانی می‌باشد که در ادامه به تفصیل در خصوص اجرایی شدن این رویکرد در سازمان صحبت خواهد شد.

برطرف کردن چالش های پیش روی سازمان

مدیریت برنامه‌ریزی و کنترل تولید پتروشیمی امیرکبیر در ادامه به چالش های پیش روی سازمان اشاره کرد و گفت: از چالش هایی که سازمان با در نظر گرفتن استراتژی‌ها و اهداف سازمان تا افق 1400 با پیاده‌سازی این مجموعه نرم‌افزاری در سازمان به دنبال برطرف کردن آن و یا کاهش آن می‌باشد، می توان به  تعداد بالغ بر 20  نرم افزار جزیره ای در سطح سازمان، تنوع قراردادهای پشتیبانی این نرم افزارها و تنوع بالای نیازهای به وجود آمده در سازمان با توجه به گستردگی فرآیندهای سازمان طی دوره عمر سازمان نام برد.

محمدی زاده ادامه داد: گسستگی فرآیندها با توجه به وجود نرم‌افزارهای متنوع در سطح سازمان و نیاز به‌چابکی بیشتر، وجود سیستم‌های ناکارآمد و قدیمی که استفاده از تکنولوژیهای جدید را دچار مشکل می نمایند، اجرای بخش قابل توجهی از فعالیت‌های سازمان به‌صورت دستی و در فایل‌های اکسل و اکسس و انحصار سیستم های قدیمی درحوزه تعداد خاصی ازکاربران و قائل به شخص بودن این سیستم ها از دیگر چالش های پیش روی سازمان است. 

پیشرفت واقعی 30.6 درصدی پروژه طراحی و بهبود نظام جامع مدیریت فرآیندها

وی در بخش دیگری از صحبت های خود با اشاره به میزان پیشرفت واقعی پروژه طراحی و بهبود نظام جامع مدیریت فرآیندها عنوان کرد: در این راستا پروژه طراحی و بهبود نظام جامع مدیریت فرآیندها به‌منظوریکپارچه‌سازی فرآیندهای سازمان با راهکار برنامه‌ریزی منابع سازمانی FOCUS ERP در شرکت پتروشیمی امیرکبیر از ابتدای اردیبهشت امسال کلید خورد و مطابق گزارش تیم کنترل پروژه، با انحراف 6.9 درصدی نسبت به برنامه، شاهدپیشرفت واقعی 30.6 درصد طی چهار ماه فعالیت پروژه هستیم.

مدیریت برنامه‌ریزی و کنترل تولید پتروشیمی امیرکبیر به لزوم پیاده سازی ماژول های مختلف شرکت در پروژه طراحی و بهبود نظام جامع مدیریت فرآیندها تاکید کرد و گفت:  در این پروژه ماژول های FOCUS ERP 8 شامل مدیریت  تولید، مدیریت فروش و توزیع، مدیریت خرید و تدارکات داخلی و خارجی، مدیریت انبار و کنترل موجودی، مدیریت مالی و مدیریت دارایی های ثابت پیاده سازی می شوند.

محمدی زاده اضافه کرد: هوش تجاری (BI) برنامه ریزی پیشرفته تولید ( MRP1 , MRP2) مدیریت پیشرفته انبار (WMS) برنامه ریزی نگهداری و تعمیرات ، مدیریت فروش پیشرفته ،کنترل کیفیت و  همچنین موتور گردش کار و BPMS ، تبادل الکترونیکی اطلاعات (EDI)، گزارش ساز ، مدیریت امنیت و سطوح دسترسی موتور قواعد کسب و کار و نرم افزار های موبایل، از دیگر ماژول های مورد نظر می باشند که طی دوره قرارداد در سطح پتروشیمی امیرکبیر پیاده سازی خواهد شد.

شرکت توسعه یکپارچه ایلیا مجری اجرای پروژه ERP

مدیریت برنامه‌ریزی و کنترل تولید پتروشیمی امیرکبیر در ادامه به چگونگی تعریف پروژه ERP در سازمان اشاره کرد و گفت: در طول فرآیند مطالعاتی اولیه، ضمن شناسایی شرکت‌های برتر حوزه‌های برنامه‌ریزی منابع سازمانی و شناسایی توانمندی‌های هر مجموعه، اقدام به برگزاری مناقصه نمود که درنهایت، با طی فرآیندهای معاملاتی در پتروشیمی امیرکبیر، شرکت توسعه یکپارچه ایلیا، نمایندگی مجموعه نرم‌افزاریFOCUSERP انتخاب و پس از انعقاد قرارداد، فرآیند اجرای پروژه طی 6فاز در اردیبهشت 97 در سطح شرکت آغاز شد.

وی خاطر نشان کرد: شرکت توسعه یکپارچه ایلیا مجموعه ای از نخبگان کشور در حوزه های مدیریتی و کارشناسی را گرد هم آورده و در این مسیر از راهنمایی و مشورت مشاوران داخلی و خارجی استفاده می نمایند که همراهی و همفکری این مجموعه و تخصص های موجود در پتروشیمی امیرکبیر نوید بخش آینده ای روشن برای این پروژه می باشد.

تشریح جزئیات مراحل مختلف اجرای پروژه ERP

محمدی زاده به تشریح جزئیات مراحل مختلف اجرای پروژه ERP پرداخت و عنوان کرد: فاز آغازین اجرای این پروژه با برنامه‌ریزی محدوده پروژه و امکان‌سنجی انتقال اطلاعات شروع و در فاز بعد به بررسی شناخت فرآیندها و سیستم‌های وضعیت موجود در پتروشیمی امیرکبیر پرداخته شد، سپس در فاز بعد با توجه به BEST PRACTICE (بهروش‌های موجود)، راه‌کارهای مطلوب ارائه می‌شود. 

وی در ادامه دیگر مراحل اجرای این پروژه را برشمرد و گفت: سفارشیسازی و انتقال اطلاعات، انجام آزمون‌های نرم‌افزاری و فرآیندی، آموزش و استقرار و کنار گذاری سیستم‌های جزیره‌ای و فعال‌سازی سیستم یکپارچه به ترتیب فازهای سوم تا ششم اجرای پروژه ERP محسوب می‌شوند.

اقدام برای کاهش انحراف بین برنامه واقعی و عملکرد پروژه ERP

مدیریت برنامه‌ریزی و کنترل تولید پتروشیمی امیرکبیر عنوان کرد: با توجه به اهمیت پیاده‌سازی این پروژه در سطح شرکت، کارگروه‌های تخصصی در شرکت توسعه یکپارچه ایلیا و متناسب با آن در پتروشیمی امیرکبیر بر اساس فرآیندهای موجود، تهیه و برنامه زمان‌بندی برگزاری جلسات نیز برای اقدامات تعریف‌شده در هر فاز در دستور کار قرار گرفت، تاکنون بالغ‌بر 180 جلسه در فاز شناخت در سطح پتروشیمی امیرکبیر با کارگرو ههای تخصصی برگزار و متعاقباً  90 جلسه در محل شرکت توسعه یکپارچه ایلیا با کارشناسان خارجی برگزار شده است که این خود نشان از عزم راسخ هر دو مجموعه در اجرای صحیح و بهینه این پروژه دارد.

وی خاطرنشان کرد: باگذشت 4 ماه از زمان شروع پروژه و مطابق سند مدیریت پروژه، گزارشات پیشرفت پروژه به‌صورت ماهانه در کمیته راهبردی سازمان که متشکل از مدیران ارشد سازمان و شرکت مجری قرارداد می‌باشد مورد پایش و آنالیز قرار گرفت و مطابق آن اقدامات مقتضی در جهت کاهش انحراف بین برنامه واقعی و عملکرد، در دستور کار قرار می‌گیرد.

محمدی زاده ادامه داد: از طرفی با توجه به اهمیت و ضرورت انتقال اطلاعات از پایگاه‌های داده‌ای متنوع در سطح شرکت به پایگاه داده یکسان در FOCUS ERP به‌موازات فازهای اجرایی، کارگروه تخصصی با مأموریت ویژه بین 2 مجموعه سازمانی تشکیل و در این میان به دستاوردهای قابل‌ملاحظه‌ای در این حوزه که از مهم‌ترین چالش‌های مهاجرت از سیستم‌های قدیم به سیستم یکپارچه می‌باشد دست یافته‌ایم که در ادامه به آن اشاره می شود.

پالایش بانک اطلاعات کدینگ کالای شرکت پتروشیمی امیرکبیر

این مسئول ادامه داد: سیستم یکنواخت نفت که متعلق به حدود 30 سال گذشته می‌باشد، علی‌رغم بالغ بودن به دلیل تکنولوژی قدیمی Mainframe،شرکت‌های پتروشیمی صنایع نفت و گاز را با مشکلاتی مواجه کرده است، یکی از اقدامات در حال انجام در این پروژه، پالایش کدهای MESC سیستم یکنواخت نفت می‌باشد، بدین منظور با استفاده از آخرین الگوریتم‌های شباهتسنجی حال حاضر دنیا در 3 مرحله نویزگیری، TOKENIZE و شباهت سنجی به پالایش بانک اطلاعات کدینگ کالای شرکت پتروشیمی امیرکبیر اقدام شد.

محمدی زاده خاطرنشان کرد: با به‌کارگیری این ابزار زمان قابل‌توجهی در هر دو سازمان ذخیره خواهد شد و تمرکز هر دو سازمان بر روی ‌داده‌های با شباهت بالاتر از هفتاد درصد محقق می شود، پس از انجام این مراحل، از 157 هزار خط شرح کالا، طی مراحلی به ترتیب به 72 هزار، 62 هزار و 6 هزار و 200 کاهش پیدا کرد.

وی ادامه داد: در جهت پالایش 6 هزار و 200 مشخصه منحصربه‌فرد در شرح کالای خروجی از اجرای این فازها، با تهیه ابزار نرم‌افزاری با قابلیت پایش قوی بر روی اطلاعات سیستم کالای نفت، کارگروه تخصصی مشترک تشکیل شده است و خروجی این مرحله به پالایش مجدد کمک و در نهایت با چک و آنالیز فیزیکال درصد اطمینان خود از داده‌های تمیز برای ورود به پایگاه‌های داده نرم‌افزار مذکور را بالاتر خواهیم برد.

مدیریت برنامه‌ریزی و کنترل تولید پتروشیمی امیرکبیر ادامه داد: کارگروه عملیات انبارها و شرکت توسعه یکپارچه ایلیا تشکیل شده و در جهت تمیزسازی داده‌ها تا مرحله انتقال اطلاعات به سیستم جدید اقدامات لازم اعمال خواهد شد، از مهم‌ترین دست آوردهای این جلسات می‌توان به دستیابی به سند محدوده نظام‌مندی‌های نرم‌افزار با الویتدهی به حوزه مالی، خروج بخش قابل توجهی از فرآیندهای سازمان تا سطح فعالیت‌ها در ابزار EA و با استاندارد BPMN.2 و تدوین شناسنامه‌های فرآیند، سیستم‌های دستی و سیستم‌های مکانیزه اشاره کرد.

وی در ادامه اظهار داشت: پیش بینی می شود با اجرایی شدن این مهم در سطح سازمان مزایایی چون  در دسترس بودن اطلاعات ، افزایش تعامل و یکپارچگی فرآیندهای سازمان ، تصمیم سازی بهتر ، بهبود و افزایش کنترل ای داخلی، کاهش هزینه های عملیاتی و کاهش قابل ملاحظه دوباره کاری ها را شاهد باشیم.

مهمترین چالش‌های پیش روی  اجرای پروژه ERP

محمدی زاده در ادامه عنوان کرد: با اجرایی شدن و فعال‌سازی کلیه ماژول‌ها ازلحاظ بهره‌وری افزایش چشمگیری را در سطح پتروشیمی امیرکبیر شاهدخواهیم بود، از مهمترین چالش‌های پیش رو  در  اجرای این پروژه را مقاومت سازمان در فرآیند تغییر از سیستم‌های قدیم به جدید و افزایش فعالیت‌های موازی کاری به‌منظور حصول اطمینان از نتایج مشابه در سیستم‌های قدیم و جدید عنوان نمودند که برای مرتفع کردن این موانع از محل خرد جمعی و تعامل سازنده کلیه مجموعه های سازمانی استفاده خواهد شد.

مدیریت برنامه‌ریزی و کنترل تولید پتروشیمی امیرکبیر یاددآور شد: در این بین  واحد روابط عمومی و امور بین الملل در بخش فرهنگ سازی در کنار ما هستند و همچنین از محل اختیاراتی که مدیریت محترم عامل در اختیار این مدیریت قرار داده اند، فعالیت های موازی به نحوی مدیرست خواهد شد که ضمن عملکرد صحیح فرآیندهای جاری سازمان شاهد کاهش این  فعالیت در طول اجرای پروژه  باشیم .

وی ادامه داد: نگاه هر دو مجموعه در این فرآیند نگاه ملی و بهبود عملکرد فرآیندهای سازمانی در سطح صنعت پتروشیمی می باشد، جا دارد به نوبه خود از تلاش همه همکاران عزیز در سطح پتروشیمی امیرکبیر ، مدیران و رؤسای سازمان ، حمایت های بی دریغ  مدیریت محترم عامل و سهامداران پتروشیمی امیرکبیر  که در مسیر این پروژه طی این چهارماه نهایت همکاری و همراهی را داشته اند تشکر و قدردانی نمایم .

مدیریت برنامه‌ریزی و کنترل تولید پتروشیمی امیرکبیر در پایان اظهار داشت: خاطر نشان کردند امید است با استعانت از درگاه خداوند متعال و تعامل سازنده بین دو مجموعه ارزشمند توسعه یکپارچه ایلیا و پتروشیمی امیرکبیر و با کمک ها ، حمایت ها و نگاه رو به جلوی مدیریت محترم عامل جناب آقای مهندس سلیمانی و حمایت مدیران و رؤسا به عنوان ارکان جلوبرنده این مهم و سطح فرهنگ و بلوغ  سازمانی که در تمام رده های سازمانی از سطح قابل قبولی برخوردار است ، بتوانیم به این دستاوردهای مهم در سطح پتروشیمی امیرکبیر دست پیدا کنیم.